A legislação trabalhista e previdenciária exigem que as empresas mantenham em seus arquivos diversos documentos para fins de comprovação das obrigações relativas ao emprego, quando da fiscalização trabalhista e previdenciária.

Reforço que o registro da informação possui um valor inestimável para a empresa, usuários e a fiscalização. E por isso, a manutenção do arquivo dos documentos gerará segurança para a empresa, pois deve ser considerado que situações documentadas poderão ser objeto de demandas judiciais ou extrajudiciais.

Muitos documentos relacionados ao vínculo empregatício seguem o prazo prescricional trabalhista, ou seja, de 2 anos ou 5 anos contados da extinção do contrato de trabalho (art.11 da CLT).

Todavia, existem documentos que não seguem o prazo prescricional, como por exemplo, o Registro de Empregados e Livro de Inspeção do Trabalho, cujos prazos de manutenção são indeterminados, ou seja, não devem ser descartados pelo empregador, podendo o registro de empregados ser mantido por meio eletrônico.

Destaco que há diversos outros documentos que possuem prazos diferenciados para serem mantidos em arquivo pela empresa.

Por isso, é importante que as empresas analisem cuidadosamente os documentos antes de serem descartados, para não incorrerem em infrações administrativas ou condenações perante os órgãos competentes.

E mesmo com toda a evolução tecnológica que vivemos, a legislação obriga às empresas a manterem seus documentos em boa guarda pelo prazo prescricional, para fins de comprovação de suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Para as empresas que passaram a utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados, para escrituração de livros e a produção de documentos, deve também, arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos em meio digital, devidamente certificados, respeitando o mesmo prazo prescricional.
De acordo com a fonte pesquisada ( https://audtecgestao.com.br/capa.asp?infoid=5070) apresentamos os prazos dos documentos trabalhistas:

Prazo de 2 anos:

• Aviso Prévio;
• Pedido de Demissão;
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

Prazo de 5 anos:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) – Artigo 2º, § 1º, da Portaria MTE nº 1.129/2014;
• Acordo de Compensação;
• Acordo de Prorrogação de Horas;
• Atestado Médico;
• Autorização para descontos não previstos em lei;
• Cartões, fichas ou livros de marcação de ponto;
• Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
• Comprovante de retenção do IRRF;
• Documentos relativos às eleições da CIPA;
• Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;
• Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;
• Recibo de Abono de Férias;
• Recibo de Gozo de Férias;
• Recibo de Adiantamento do 13º Salário;
• Recibo de 13º Salário;
• Recibo de Entrega do Requerimento Seguro- Desemprego (SD);
• Recibos de Adiantamento;
• Recibos de Pagamento;
• Relação de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;
• Solicitação da 1ª parcela do 13º Salário;
• Solicitação de Abono de Férias;
• Vale-transporte.

Prazo de 10 anos:

• PIS/Pasep;
• Folha de pagamento;
• Recibo e Ficha de salário-família;
• Atestados Médicos relativos a afastamento por Incapacidade ou Salário-Maternidade;
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Salário-Educação.

Prazo de 20 anos:

• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;
• Dados obtidos nos Exames Médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, contados após o desligamento do trabalhador;
• Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

Prazo de 30 anos:

• Documentos relativos ao FGTS

Prazo indeterminado:

• Livro de Atas da CIPA;
• Livros de Inspeção do Trabalho;
• Contrato de Trabalho;
• Livros ou Fichas de Registro de Empregados;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Fonte de pesquisa: https://audtecgestao.com.br/capa.asp?infoid=5070